← Takaisin etusivulle

Tietosuojaseloste

Voimassa alkaen 7.10.2026 (versio 1)

1. Rekisterinpitäjä

Nimi
Kaksinen Oy
Y-tunnus
2853128-4

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi
Sasu Paakkunainen
Osoite
Kaksinen Oy c/o Hook Finland Oy, PL 305, 00531 Helsinki
Puhelin
+358 45 692 5295
Sähköposti
info@joulukirje.fi

3. Rekisterin nimi

Joulukirje.fi-palvelun asiakas- ja markkinointirekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän suoramarkkinointitarkoituksiin: joulukirjeen ja muiden vastaavien markkinointiviestien lähettämiseen rekisteröidylle, enintään 3 kertaa vuodessa. Tämän käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn antama suostumus (EU:n yleinen tietosuoja-asetus 2016/679, 6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Jos rekisteröity tekee joulukirjeen vuositilauksen, hänen tietojaan käsitellään lisäksi tilauksen, maksujen ja toimituksen toteuttamiseksi (esim. postiosoitteen käyttö kirjeen postittamiseen ja vuosimaksun veloittaminen). Tämän käsittelyn oikeusperusteena on sopimuksen täytäntöönpano (6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään lisäksi kirjanpitolain edellyttämällä tavalla (6 artiklan 1 kohdan c alakohta, lakisääteinen velvoite).

Markkinointilistalle liittyminen on vapaaehtoista. Jos tietoja ei anna, kirjettä ei voi lähettää; muita seurauksia ei ole. Paperisen kirjeen tilaamisessa nimi ja postiosoite ovat välttämättömiä tilauksen toimittamiseksi ja laskuttamiseksi. Vuositilaus ei sellaisenaan liitä tilaajaa markkinointilistalle, vaan siihen tarvitaan erillinen suostumus.

Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään joulukirje.fi-verkkosivuston lomakkeen kautta, kun rekisteröity antaa tietonsa ja suostumuksensa markkinointiin, sekä vuositilauksen yhteydessä Stripen maksusivun kautta.

Markkinointisuostumus vahvistetaan sähköpostitse: lomakkeen lähettämisen jälkeen rekisteröidyn sähköpostiin lähetetään vahvistuslinkki, ja tiedot tallennetaan rekisteriin vasta, kun linkki on vahvistettu. Vahvistamattomia tietoja ei tallenneta, ja linkki vanhenee 7 päivässä. Vuositilaajalle lähetetään sähköpostitse tilausvahvistus.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta itsenäisille kolmansille osapuolille eikä käytetä muuhun kuin rekisterinpitäjän omaan tarkoitukseen. Ainoana poikkeuksena maksupalveluntarjoaja Stripe käsittelee maksutietoja lakisääteisten velvoitteidensa osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä (ks. alla). Tietoja käsittelevät rekisterinpitäjän lukuun ja tämän ohjeiden mukaan seuraavat henkilötietojen käsittelijät:

Tietoja käsitellään asiakkuudenhallintajärjestelmässä Pipedrive (henkilötietojen käsittelijä), Pipedriven EU-yhtiön (Viro) kanssa tehdyn tietojenkäsittelyliitteen (DPA) mukaisesti. Markkinointiviestit lähetetään Pipedrive Campaigns -työkalulla. Käsittelijä ei käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa eikä luovuta niitä edelleen.

Vuositilausten maksut käsittelee Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlanti), joka tallentaa tilaajan nimen, sähköpostiosoitteen, postiosoitteen ja maksutiedot tilauksen ja maksujen hoitamiseksi. Stripe toimii maksutietojen osalta itsenäisenä rekisterinpitäjänä lainsäädännön (esim. rahanpesun estäminen) edellyttämässä laajuudessa; lisätietoa osoitteessa stripe.com/fi/privacy.

Vuositilaajien nimi- ja postiosoitetiedot luovutetaan vuosittain kirjeen painatusta ja postitusta varten Laine Direct Oy:lle (henkilötietojen käsittelijä). Sivuston ja tilausten teknisestä ylläpidosta vastaa Hook Finland Oy (henkilötietojen käsittelijä). Tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja käsittelijöiden välisiin tietojenkäsittelysopimuksiin (DPA). Käsittelijät eivät käytä tietoja omiin tarkoituksiinsa eivätkä luovuta niitä edelleen.

Hook Finland Oy käyttää teknisessä ylläpidossa seuraavia alihankkijoita: Hetzner Online GmbH (palvelin Helsingissä), MMD Networks Oy / Domainkeskus (sähköpostipalvelin, Suomi), Google Ireland Limited (Google Workspace, info@joulukirje.fi-osoitteeseen saapuvien viestien käsittely) ja Anthropic (tekoälyavusteinen ylläpito- ja kehitystyö).

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterinpitäjän sopimussuhde on Pipedriven EU-yhtiön kanssa, joka sijaitsee Virossa, joten käsittely pysyy lähtökohtaisesti Euroopan talousalueen sisällä. Pipedrive voi kuitenkin käyttää aliprosessoreita, jotka sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa. Tällöin Pipedrive varmistaa siirron laillisuuden Euroopan komission hyväksymillä vakiosopimuslausekkeilla (Standard Contractual Clauses) kyseisten aliprosessorien kanssa.

Stripe voi siirtää tietoja Yhdysvaltoihin. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-U.S. Data Privacy Framework) ja Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

Google Workspacen ja Anthropicin palveluissa tietoja voidaan käsitellä Yhdysvalloissa. Siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-U.S. Data Privacy Framework) tai Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

9. Evästeet ja kävijätilastointi

Sivusto käyttää Google Analytics -palvelua (Google Ireland Limited) kävijätilastointiin, jotta sivustoa voidaan kehittää. Google Analytics ja sen evästeet otetaan käyttöön vain, jos kävijä antaa siihen suostumuksensa sivuston evästebannerissa. Käsittelyn oikeusperusteena on suostumus (6 artiklan 1 kohdan a alakohta sekä sähköisen viestinnän palveluista annetun lain 205 §).

Suostumuksen antaneesta kävijästä kerätään satunnainen tunniste (evästeet _ga ja _ga_<tunnus>, voimassa enintään 2 vuotta), selatut sivut, laite- ja selaintiedot sekä IP-osoitteesta päätelty likimääräinen sijainti. Google Analytics ei tallenna IP-osoitteita. Tietoja säilytetään Google Analyticsissa enintään 14 kuukautta. Google voi siirtää tietoja Yhdysvaltoihin; siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen tietosuojakehykseen (EU-U.S. Data Privacy Framework).

Kävijän valinta tallennetaan hänen omaan selaimeensa (välttämätön tallenne, ei evästettä), ja se kysytään uudelleen 12 kuukauden kuluttua. Suostumuksen voi perua tai antaa milloin tahansa sivujen alaosan Evästeasetukset-linkistä, jolloin analytiikkaevästeet poistetaan.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot säilytetään sähköisessä muodossa järjestelmässä, johon pääsy on rajattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi.

11. Tietojen säilytysaika

Markkinointitiedot (nimi ja sähköpostiosoite): säilytetään, kunnes rekisteröity peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistamista. Tämän jälkeen säilytetään ainoastaan sähköpostiosoite ja tieto markkinointikiellosta niin kauan kuin kielto on voimassa (ks. kohta 12).

Tilaus- ja laskutustiedot (nimi, postiosoite, tilaus- ja maksutiedot): säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan, tositteiden osalta vähintään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jonka aikana tilaus tehtiin. Tämän jälkeen tiedot poistetaan. Painotalolle luovutetut postitustiedot poistetaan käsittelijän järjestelmistä postituksen jälkeen.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Kun rekisteröity peruuttaa markkinointisuostumuksensa tai pyytää tietojensa poistamista, markkinointiviestien lähettäminen lopetetaan viipymättä. Muut tiedot poistetaan kuukauden kuluessa, lukuun ottamatta sähköpostiosoitetta ja tietoa markkinointikiellosta. Ne säilytetään asiakkuudenhallintajärjestelmässä niin kauan kuin kielto on voimassa, jotta markkinointia ei lähetetä uudelleen. Jos rekisteröidyllä on voimassa oleva vuositilaus, sen toimittamiseen tarvittavat tiedot säilytetään tilauksen ajan. Vuositilauksen maksu- ja kirjanpitotiedot säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (kohta 11).

Näitä oikeuksia koskevat pyynnöt osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Vastaamme rekisteröidyn pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.

13. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa tai käsittelykäytäntöjen kehittyessä. Kunkin version voimassaoloaika ja aiemmat versiot löytyvät alta, Muutoshistoria-osiosta.

Muutoshistoria

Tämä on tietosuojaselosteen ensimmäinen versio, joten aiempia versioita ei vielä ole.